Доступ до публічної інформації

ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в відділі у справах національностей та релігій Запорізької облдержадміністрації

1. Загальні положення

1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є відділ у справах національностей та релігій Запорізької обласної державної адміністрації (далі за текстом – відділ).

1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є відділ – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання відділом своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні відділу відповідно до його повноважень.

1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до відділу в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

1.4. У разі подання запиту до відділу інформація надається згідно з положеннями цього Порядку з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».

1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов'язково мають містити:

П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.

1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію та на офіційному веб-сайті відділу.

1.8. Запити, адресовані відділу розглядаються згідно цього порядку.

1.9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, начальник відділу перевіряє обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об'єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються відділом у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п'ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться відділ облдержадміністрації, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).

2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштовою чи за допомогою електронної адреси, які адресовані керівництву облдержадміністрації або облдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, отримують відповідальні працівники загального відділу апарату облдержадміністрації та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) передають відділу роботи із зверненнями громадян для реєстрації.

Час передачі письмових запитів відділу у справах національностей та релігій фіксується у відповідному журналі.

2.3. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.

3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до відділу у справах національностей та релігій Запорізької облдержадміністрації з фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в облдержадміністрації наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов'язково фіксується час реєстрації.

3.3. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:

3.3.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

3.3.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3.3.3. тематикою запиту;

3.3.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.4. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівник відділу заповнює форму запиту, яка подається на реєстрацію.

3. 5 . Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.

3.6. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку облдержадміністрації, працівники відділу проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в відділі).

3.7. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівником відділу протягом 2 років з дати реєстрації.

4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює вповноважений відділу в особі начальника відділу.

У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає вповноважена особа, на яку покладені обов'язки начальника відділу.

4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

4.3. Відповідальний працівник відділу невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримує запити. Час передачі запитів відповідальним працівникам відділу на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.

4.4. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

4.5. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.

4.6. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником відділом, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до вповноваженого підрозділу для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються вповноваженим структурним підрозділом у відповідному журналі.

4.7. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника відділу та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».

4.8. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником голови - керівником апарату облдержадміністрації.

4.9. У разі продовження терміну розгляду запиту відділ, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації.

4.10. Начальник відділу несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відділі, а також за зміст підготовлених відділом проектів відповідей.

4.11. Після підписання відповіді на запит начальником відділу відповідь з додатками передається для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення №107.

5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

5.1. Відповідальний працівник відділу здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей відділу.

5.2. Датою та часом фактичного виконання відділом завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу факту надання працівником відділу проекту відповіді запитувачу.

5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу начальник відділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт заступника голови – керівника апарату облдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.