Основні напрямки роботи

Основні напрямки роботи

Основними завданнями Державного архіву Запорізької області є реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності органів державної влади, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства, здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, формування Національного архівного фонду, ведення обліку та постійне державне зберігання цих документів.

Державний архів Запорізької області діє на підставі Положення, затвердженого розпорядженням голови Запорізької обласної державної адміністрації від 28.11.2007 № 407, відповідно до Типового положення про державний архів області, міста Києва і Севастополя, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 31 жовтня 2002 року № 1641, зі змінами та доповненнями.

Структура Державного архіву Запорізької області 

У структурі  Державного архіву Запорізької області  6 відділів з основної діяльності  та режимно-секретна служба: 

• відділ організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи;
• відділ формування Національного архівного фонду та діловодства;
• відділ зберігання, обліку та довідкового апарату;
• відділ інформації та використання документів;
• відділ забезпечення фізичної збереженості документів;
• фінансово-господарчий відділ;
• режимно-секретна служба.

Основні функціональні обов’язки та повноваження структурних підрозділів

Відділ організації і координації архівної справи та з питань кадрової роботи

Здійснює контроль за впровадженням законодавчих актів і нормативно-методичних документів з питань архівної справи і діловодства в державних архівних установах області, сприяє їх впровадженню в інших державних органах, установах, організаціях, підприємствах, незалежно від форм власності та підпорядкування.

Спільно з державними архівними установами області здійснює розробку основних напрямків і перспектив розвитку архівної справи в області, контролює хід їх реалізації.

Поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства, організовує роботу інформаційно-довідкової служби Державного архіву Запорізької області.

Забезпечує виконання заходів щодо добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів, підготовки кадрового резерву, проведення конкурсного відбору на посади державних службовців. Складає плани та звіти з кадрової роботи.

Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства

Контролює впровадження нормативно-методичних документів з питань архівної справи і діловодства, складання та дотримання номенклатур справ на підприємствах, установах, організаціях та об’єднань громадян незалежно від форм власності та підпорядкування. Контролює збирання на території області документальних пам’яток.

Контролює реалізацію переважного права держави на придбання профільних архіву документів у разі їх продажу, збирання на території області документальних пам’яток, готує  подання до суду заяв про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий.

Відділ зберігання, обліку та довідкового апарату

Забезпечує державний облік документів Національного архівного фонду. Організовує роботу щодо включення унікальних документів до Державного реєстру Національного культурного надбання і обов’язкового страхування.

Здійснює контроль з питань забезпечення збереженості, державного обліку документів НАФ  в державних архівних установах області, інших власників  документів НАФ України.

Створює та вдосконалює систему науково-довідкового апарату до документів, приймає участь у створенні та розвитку автоматизованих систем обліку документів та пошуку інформації по них.

Відділ інформації та використання документів

Здійснює контроль з питань використання документів НАФ та довідкового апарату до них в державних архівних установах області, інших власників документів НАФ. Забезпечує надання архівної інформації для заінтересованих установ, довідок соціально-правового характеру  громадянам. Готує публікації наукового та популярного характеру за документами архіву.

Відділ забезпечення фізичної збереженості документів

Здійснює виготовлення страхового фонду, реставрацію, ремонт документів Національного архівного фонду. Надає методичну допомогу та консультації з питань збереженості документів Національного архівного фонду.

Фінансово-господарчий відділ

Забезпечує фінансовий супровід діяльності державного архіву.

Бере участь в плануванні капітальних вкладень на капітальний і поточний ремонт приміщень архіву, веде облік фактичних затрат по капіталовкладеннях з державного бюджету.

Здійснює матеріально-технічно забезпечення діяльності архіву.

Режимно-секретна служба

Забезпечує реалізацію єдиної державної політики в організації та здійсненні заходів щодо забезпечення режиму секретності та постійного контролю за його додержанням у держархіві області.

Положення про Державний архів Запорізької області

1. Державний архів Запорізької області (далі - Державний архів) є структурним підрозділом Запорізької обласної державної адміністрації, що утворюється головою обласної державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний  голові  Запорізької  обласної  державної  адміністрації і Держкомархіву України.

2. Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України,  наказами Держкомархіву, розпорядженнями  голови  Запорізької обласної державної адміністрації, рішеннями Запорізької обласної ради та цим положенням.

3. Основними завданнями Державного архіву є:

3.1 реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

3.2 внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

3.3 проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;

3.4 здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

4.1 забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консервацію:

• документів Національного архівного фонду, переданих до Державного архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування,  підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, які діють (діяли)  на  території області;
• документів особового походження;
• службових видань, що не надходять в установленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;
• документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону;
• страхового фонду копій особливо цінних документів і унікальних документів, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях і бібліотеках;
• облікових документів Державного архіву та архівних довідників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп’ютерних дискет тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що входять до довідково-інформаційного фонду Державного архіву;

4.2 створює страхові копії та копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в Державному архіві, та профільних унікальних документальних пам’яток незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4.3  проводить  в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форм власності та підпорядкування, веде їх реєстр;

4.4 веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням відомостей, що в них містяться;

4.5 організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього, незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4.6 організовує роботу щодо віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних документів, віднесення їх до Державного реєстру національного культурного надбання і страхування;

4.7 визначає джерела комплектування Державного архіву документами Національного архівного фонду;

4.8 проводить  роботу,  спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області;

4.9 приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постійне чи тимчасове зберігання;

4.10 здійснює контроль за дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне правило держави на придбання профільних документів Національного архівного фонду в разі їх продажу; звертається до суду з позовом про передачу у власність держави архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий;

4.11 перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в  органах державної влади, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування Державного архіву, з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів;

4.12 здійснює контроль за складанням та дотриманням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та підпорядкування та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування Державного архіву;

4.13 створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

4.14 надає користувачам документи і довідковий апарат до них, інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані; забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

4.15 забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та збереженість документів, що становлять державну таємницю; переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, у тому числі скасовує рішення про віднесення інформації до державної або іншої таємниці;

4.16 забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб;

4.17 публікує в установленому порядку документи Національного архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібники з архівної справи та діловодства;

4.18 здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю  архівних  відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад;

4.19 складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти державних цільових програм та затверджує плани розвитку архівної справи в області, забезпечує їх виконання;

4.20 вживає заходів щодо вдосконалення мережі державних та інших місце­вих архівних установ;

4.21 подає обласній державній адміністрації пропозиції щодо створення архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або ін­ших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудових архівів);

4.22 здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в Державному архіві, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

4.23 надає допомогу юридичним і фізичним особам, які є власниками документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх зберігання, реставрації та створенні фондів користування;

4.24 надає платні послуги юридичним і фізичним особам;

4.25 бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво архівних установ;

4.26 сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації;

4.27 здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства;

4.28 організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду;

4.29 виконує інші функції, що випливають з покладених на Державний архів завдань;

5. Державний архів має право:

5.1 одержувати в установленому порядку від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об’єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань;

5.2 вимагати від юридичних та фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здій­снити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

5.3 звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх схоронність, права власності на ці документи;

5.4 порушувати  в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

5.5 порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду  та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

5.6 установлювати ціни на роботи та послуги, що виконуються державним архівом;

5.7 скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

6. Державний архів у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

Працівники Державного архіву мають право на відвідування за його дорученням чи дорученням Держкомархіву України архівних підрозділів і служб діловодства органів державної влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

7. Державний архів очолює директор, який призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації за погодженням з Держкомархівом України.

Директор має заступника, який за його поданням, погодженим з Держкомархівом України, призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації.

8. Директор Державного архіву:

8.1 здійснює керівництво діяльністю Державного архіву, несе персональну відповідальність за виконання покладених на Державний архів завдань, визначає  ступінь  відповідальності свого заступника і керівників структурних підрозділів Державного архіву;

8.2 затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні обов’язки  працівників Державного архіву;

8.3 видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

8.4 розпоряджається коштами Державного архіву в межах затвердженого на його утримання кошторису;

8.5 призначає на посаду і звільняє з посади працівників Державного ар­хіву;

8.6 вирішує питання про видачу документів Національного архівного фон­ду, що зберігаються в Державному архіві, юридичним особам у тимчасове користування поза Державним архівом та про доступ користувачів до роботи над документами;

8.7 погоджує призначення на посаду та звільнення з посади керівників архівних відділів районних державних адміністрацій.

9. У Державному архіві для погодженого вирішення питань, що належать до його компетенції, утворюється колегія у складі директора Державного архіву (голова колегії) та його заступника за посадою, а також інших працівників Державного архіву. До складу колегії можуть входити керівники інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, представники наукових закладів. Склад колегії затверджується головою обласної державної адміністрації за поданням директора Державного архіву.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора Державного архіву.

10. Для проведення експертизи цінності документів Державний архів створює експертно-перевірну комісію.

Склад і положення про експертно-перевірну комісію затверджує директор Державного архіву відповідно до типового  положення, затвердженого Держкомархівом України.

11. Для розгляду питань ведення науково-дослідної та видавничої роботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питань відповідно до покладених завдань у Державному архіві можуть утворюватися постійно діючі та тимчасові ради і комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджує директор Державного архіву.

12. Державний архів утримується за рахунок коштів державного бюджету.

Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис та штатний розпис Державного архіву затверджує голова обласної державної адміністрації.

13. Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс, рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням.