|
ЗАТВЕРДЖЕНО
|
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в службі у справах дітей Запорізької обласної державної адміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є служба у справах дітей Запорізької обласної державної адміністрації (далі за текстом – Служба).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Служба – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Службою та її структурними підрозділами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Служби та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Служби в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до Служби інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в структурному підрозділі Служби, відповідальному за надання доступу до публічної інформації (далі – уповноважений підрозділ), та на офіційному веб-сайті обласної державної адміністрації.
1.8. Уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими начальнику, заступникам начальника Служби, Службі в цілому без зазначення конкретного адресата є сектор профілактичної роботи та оздоровлення Служби.
1.9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану захисту законних прав та інтересів дітей, в частині компетенції служби, довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи вповноваженого підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Службою у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Служба, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, отримують відповідальні працівники Служби та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) передають відповідальним працівникам вповноваженого підрозділу для реєстрації. Час передачі письмових запитів сектору профілактичної роботи та оздоровлення фіксується у відповідному журналі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу Служби «infozapytssd@i.ua». Відповідальні працівники вповноваженого підрозділу періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
2.4. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу Служби «slujba_zobl@mail.ru» відповідальні працівники невідкладно (протягом одної години) передають такі запити засобами електронної пошти на адресу « infozapytssd@i.ua ».
2.5. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту відповідними структурними підрозділами Служби залучають працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.6. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками сектору профілактичної роботи та оздоровлення Служби за номером телефону 239-02-51.
2.7. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном сектори Служби переадресовують запитувача за телефоном вповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Працівники вповноваженого підрозділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.8. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється вповноваженим підрозділом.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Служби фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Службу наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються сектором профілактичної роботи та оздоровлення.
3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється працівниками вповноваженого підрозділу в окремій підсистемі «Запити публічної інформації» електронної системи автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow».
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.5. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.5.3. тематикою запиту;
3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники вповноваженого підрозділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.
3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку облдержадміністрації, працівники вповноваженого структурного підрозділу Служби проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Службі).
3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками вповноваженого підрозділу Служби протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник Служби.
4.2. При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Служби або Службі в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, працівники вповноваженого підрозділу вивчають запити, готують проекти резолюції та передають запити на резолюцію начальника Служби.
4.3. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.4. Працівники вповноваженого підрозділу не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) надають запити з відповідною резолюцією до структурних підрозділів Служби, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам Служби негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів особі, відповідальній за ведення діловодства в Службі, фіксується у відповідному журналі.
4.5. Відповідальні працівники структурних підрозділів Служби невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в особи, відповідальної за діловодство в Службі.
4.6. Структурні підрозділи Служби розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника Служби.
4.7. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.8. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.9. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів Служби, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.10. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований завідувачем структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі завідувачі), передається до вповноваженого підрозділу для підписання, а потім надсилається запитувачу. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються вповноваженим структурним підрозділом у відповідному журналі.
4.11. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника Служби та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.12. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із начальником Служби.
4.13. У разі подовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ Служби, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом начальника Служби. Зазначений лист надається до вповноваженого структурного підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.
4.14. Керівники відповідних структурних підрозділів Служби несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
4.15. Після підписання відповіді на запит начальником Служби відповідь з додатками передається вповноваженим підрозділом особі, відповідальній за ведення діловодства в Службі, для реєстрації, після чого відправляється запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення №107.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальні працівники вповноваженого підрозділу здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами Служби.
5.2. Датою та часом фактичного виконання відповідним структурним підрозділом Служби завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі сектору профілактичної роботи та оздоровлення факту надання відповідним структурним підрозділом проекту відповіді запитувачу.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом Служби відповідальні працівники вповноваженого підрозділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт начальника Служби.
