ПРОЕКТ

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Департаменту культури, туризму, національностей та релігій Запорізької обласної державної адміністрації
________ №_____

ПОРЯДОК
опрацювання усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку  до Департаменту культури, туризму, національностей та релігій  Запорізької обласної державної адміністрації

І. Загальні положення

1.	Порядок опрацювання усних звернень громадян (далі – Порядок), що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, в Департаменті культури, туризму, національностей та релігій  Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Департамент) регламентує механізми надходження та опрацювання в Департаменті усних звернень громадян, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, порядок взаємодії структурних підрозділів Департаменту із забезпечення оперативного розгляду таких звернень.

2.	Усні звернення громадян за допомогою засобів телефонного зв’язку надходять до Департаменту з телефонного номеру 239 04 10 та 239 04 54.

ІІ. Прийом та реєстрація усних телефонних звернень 

1.	Усні звернення не передбачають подання в телефонному режимі запитів щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації». 

2.	Дзвінки на вище вказаний номер приймаються протягом робочого часу з урахуванням перерви на обід. Телефон не працює у дні офіційних державних свят та дні, що визначаються вихідними відповідно до чинного законодавства України. 
Дзвінок відбувається за рахунок того, хто телефонує. 

3.	Прийом дзвінків, реєстрацію та їх подання до директора Департаменту, розсилку звернень на розгляд безпосереднім виконавцям, контроль термінів розгляду, контроль результатів розгляду, захист персональних даних громадян забезпечує спеціаліст, відповідальний за ведення діловодства в Департаменті. 

4.	Прийом дзвінка спеціаліст у обов’язковому порядку розпочинає з привітання та представлення.

5.	Спеціаліст в межах компетенції надає оперативну консультацію громадянину, якщо він звертається з питанням, яке потребує оперативної консультації, або надає контактні телефони фахівців Департаменту відповідно до розподілу обов’язків. У разі, якщо громадянин звертається із усним зверненням спеціаліст  реєструє відповідне звернення в електронній базі даних. 
Спеціаліст отримує згоду громадянина на опрацювання його персональних даних у ході розгляду його звернення, відповідно до Закону України «Про захист персональних даних».

IІІ.	Розгляд усних звернень громадян, що надійшли за допомогою телефонного зв’язку

1.	Усні звернення, які отримані за допомогою засобів телефонного зв’язку, розглядаються у межах термінів, визначених резолюцією керівника Департаменту та передбачених чинним законодавством. 

2.	Первинний розгляд та накладання резолюції за усними зверненнями, що надійшли за допомогою засобів телефонного зв’язку, здійснює директор Департаменту.

3.	У разі відсутності директора Департаменту звернення, що надійшли за допомогою телефонних засобів зв’язку, розглядають його заступники, відповідно до розподілу обов’язків .

4.	 Розгляд усних звернень, що надійшли за допомогою телефонного зв’язку, здійснюють безпосередні виконавці відповідно до розподілу функціональних обов’язків та  згідно з резолюцією директора Департаменту. Розгляд звернень та підготовка відповіді здійснюється відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян в управлінні культури і туризму Запорізької облдержадміністрації, затвердженого наказом управління культури і туризму від 23.09.2011 № 282-осн, зареєстрованого в Головному управлінні юстиції у Запорізькій області 23 вересня 2011 року за № 55/1497 (зі змінами та доповненнями), з урахуванням термінів розгляду передбачених цим Порядком.

Директор Департаменту                                                                  В.В. Мороко