1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління зовнішніх зносин та зовнішньоекономічної діяльності Запорізької обласної адміністрації ( далі ¾ управління ).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до управлінні в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.5. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.4. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.6. Запити, адресовані до управління, розглядаються вповноваженими посадовими особами управління згідно з затвердженими порядками.
1.7. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи вповноваженого підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.8. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.9. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться управління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані начальнику управління або управлінню в цілому без зазначення конкретної посадової особи, невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) передають відповідальним працівникам управління для реєстрації. Час передачі письмових запитів відділу роботи із зверненнями громадян фіксується у Журналі реєстрації, пропозицій, заяв і скарг громадян № 01-03-04.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані начальнику управління або управлінню в цілому без зазначення конкретної посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу управління «uzez@zp.ukrtel.net». Відповідальні працівники управління періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
2.4. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється управлінням.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.4. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.4. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в управлінні наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації здійснюється працівниками управління в окремій підсистемі «Запити публічної інформації» електронної системи автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow».
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.4. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.4. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.4.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.4.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.4.3. тематикою запиту;
3.4.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники вповноваженого підрозділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.6. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.
3.7. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку облдержадміністрації, працівники управління проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в управлінні).
3.8. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві управління підрозділу протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації здійснює управління в особі, начальника управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає заступник начальника управління.
4.2. При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, працівники управління вивчають запити, готують проекти резолюції та передають запити на резолюцію начальника управління, заступника начальника управління,.
4.3. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.4. Управління розглядає запит та готує проект відповіді .
4.5. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.6. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.7. Підготовлений проект відповіді запитувачу, передається до управління для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються управлінням у Журналі реєстрації, пропозицій, заяв і скарг громадян №01-03-04.
4.8. Начальник управління несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, а також за зміст підготовлених управлінням проектів відповідей.
4.9. Після підписання відповіді на запит відповідь з додатками передається управлінням для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у Журналі реєстрації, пропозицій, заяв і скарг громадян №01-03-04. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення №107.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальні працівники управління здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей.
5.2. Датою та часом фактичного виконання управлінням завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у Журналі реєстрації, пропозицій, заяв і скарг громадян № 01-03-04.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу відповідальні працівники управління протягом одного робочого дня інформує про цей факт начальника управління.
