1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління у справах преси та інформації Запорізька обласна державна адміністрація (далі за текстом – управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У випадку подання запиту на одержання публічної інформації до управління, її надання здійснюється згідно з положеннями цього Порядку, затвердженого з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в структурному підрозділі апарату облдержадміністрації, відповідальному за надання доступу до публічної інформації, та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.
1.8. Запити, адресовані до управління, розглядаються вповноваженою посадовою особою згідно з цим Порядком.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться управління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані управлінню, фіксуються у відповідному журналі із зазначенням дати і часу прийому.
2.3. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку або електронною поштою - uvpi@zp.ukrtel.net, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.
2.4. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані управлінню у телефонному режимі, приймаються та оформлюються відповідальним працівником із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.5. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту управління залучає працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в управління наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.5.3. тематикою запиту;
3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані в електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном вповноважений працівник заповнює форму запиту в реєстраційному журналі.
3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується штамп управління.
3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному приміщенні управління, вповноважений працівник проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, який запитувач залишає собі (у разі його стовідсоткової автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в управлінні).
3.9. Реєстраційний журнал, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві управління протягом двох років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані управлінню, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальника управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає його заступник.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3. Відповідальні працівники згідно резолюції розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника управління, а в разі його відсутності за підписом заступника начальника управління.
4.7. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.8. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційному журналі, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.9. Підготовлений проект відповіді запитувачу, підписаний керівником структурного підрозділу, передається вповноваженому працівнику для відправки. Дата та час відправки відповіді фіксується вповноваженим працівником у відповідному журналі.
4.10. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника управління сканується та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.11. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян.
4.12. У разі продовження терміну розгляду запиту управління, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження.
4.13. Начальник управління несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у підпорядкованому підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Датою та часом фактичного виконання управлінням завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання відповіді запитувачу.
