"Гаряча лінія" обласного штабу протидії коронавірусу0 800 503 508

Система обліку публічної інформації в апараті облдержадміністрації

28 квітня 2012 - 14:04

Моніторинг отриманих документів

Моніторинг вихідної кореспонденції (ініціативних листів)

Тексти розпоряджень голови Запорізької облдержадміністрації (крім тих, що стосуються кадрових, внутрішніх та організаційних питань)

Перелік розпоряджень голови Запорізької облдержадміністрації (крім тих, що стосуються кадрових, внутрішніх та організаційних питань)

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови обласної
державної адміністрації

05.06.2012       №   254

ПОЛОЖЕННЯ
про систему обліку публічної інформації,
яка знаходиться у розпорядженні апарату обласної державної адміністрації

 

1.   Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні апарату обласної державної адміністрації.

2.  Система обліку публічної інформації (далі - система обліку) - це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які
знаходяться у розпорядженні апарату облдержадміністрації (далі - документи).

3.     Функціонування системи обліку здійснює апарат обласної державної адміністрації.

4. Структурні підрозділи апарату, в межах повноважень, забезпечують:
реєстрацію документів;

  • стабільну роботу системи обліку;
  • оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті Запорізької обласної державної адміністрації;
  • здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;
  • можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
  • здійснення інших функцій відповідно до законодавства.

5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:

  • номер облікової картки;
  • назва документа;
  • номер документа;
  • дата створення документа;
  • дата надходження документа;
  • джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
  • передбачена законом   підстава   віднесення   інформації  до категорії з обмеженим доступом;
  • строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);
  • галузь;
  • ключові слова;
  • тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);
  • вид (нормативні   акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
  • проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
  • форма зберігання документа;
  • місце зберігання документа.

У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.

6. Система обліку ведеться державною мовою.

7. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.

8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації"

9. Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.

 

Заступник керівника апарату
облдержадміністрації, начальник оргвідділу        В.Г. Кархачов