Моніторинг отриманих документів
Моніторинг вихідної кореспонденції (ініціативних листів)
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови обласної
державної адміністрації
05.06.2012 № 254
ПОЛОЖЕННЯ
про систему обліку публічної інформації,
яка знаходиться у розпорядженні апарату обласної державної адміністрації
1. Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні апарату обласної державної адміністрації.
2. Система обліку публічної інформації (далі - система обліку) - це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які
знаходяться у розпорядженні апарату облдержадміністрації (далі - документи).
3. Функціонування системи обліку здійснює апарат обласної державної адміністрації.
4. Структурні підрозділи апарату, в межах повноважень, забезпечують:
реєстрацію документів;
- стабільну роботу системи обліку;
- оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті Запорізької обласної державної адміністрації;
- здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;
- можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
- здійснення інших функцій відповідно до законодавства.
5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:
- номер облікової картки;
- назва документа;
- номер документа;
- дата створення документа;
- дата надходження документа;
- джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
- передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
- строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);
- галузь;
- ключові слова;
- тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);
- вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
- проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
- форма зберігання документа;
- місце зберігання документа.
У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.
6. Система обліку ведеться державною мовою.
7. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.
8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації"
9. Захист інформації в системі обліку здійснюється шляхом створення комплексної системи захисту інформації з підтвердженою відповідністю.
Заступник керівника апарату
облдержадміністрації, начальник оргвідділу В.Г. Кархачов