ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в управлінні охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації.
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на одержання публічної інформації до підпорядкованих ЛПЗ, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними ЛПЗ з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов'язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в управлінні охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації.
1.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, відповідальні особи перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об'єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються управлінням охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п'ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту залучають юрисконсульта управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.3. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється відповідальною особою.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в управлінні охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані управлінню охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації, здійснюється відповідальною особою в картковій системі.
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов'язково фіксується час реєстрації.
3.4. При реєстрації в картковій системі запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.4.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.4.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.4.3. тематикою запиту;
3.4.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники відповідальна особа заповнює форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3. 6 . Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.
3.7. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку облдержадміністрації, відповідальна особа проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в управлінні охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації).
3.8. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві вповноваженими особами протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані управлінню охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає виконуючий обов'язки начальника управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3. Відповідальна особа не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає запити з відповідною резолюцією виконавцям, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд виконавцям негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів до виконавців фіксується у відповідному журналі.
4.4. Виконавці розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом виконуючого обов'язки начальника управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації.
4.5. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.6. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.7. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох виконавців, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є виконавець, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.8. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником ЛПЗ, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька виконавців, проект відповіді візують всі керівники), передається до управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються відповідальною особою у відповідному журналі.
4.9. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.10. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із начальником управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації.
4.11. У разі продовження терміну розгляду запиту виконавець, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом начальника управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації. Зазначений лист надається до управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації в порядку, передбаченому в пп. 4.8. цього Порядку.
4.13. Керівники лікувально-профілактичних закладів несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному закладі, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
4.14. Після підписання відповіді на запит начальником управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації відповідь з додатками передається для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення №107.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Провідний спеціаліст відділу кадрів та спецроботи управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей виконавцями.
5.2. Датою та часом фактичного виконання виконавцем завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації факту надання виконавцем проекту відповіді запитувачу.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу виконавцем провідний спеціаліст відділу кадрів та спецроботи управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації протягом одного робочого дня інформує про цей факт начальника управління охорони здоров'я Запорізької облдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.
