ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Головному управлінні промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Головне управління промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької обласної державної адміністрації (далі за текстом Головне управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Головне управління - це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Головним управлінням та його посадовими особами своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Головного управління чи його посадових осіб відповідно до їх повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Головного управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до Головного управління інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов'язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст.22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в Головному управлінні та на сторінці Головного управління промисловості та розвитку інфраструктури облдержадміністрації на офіційному веб-сайті Запорізької облдержадміністрації (додатки 1-3 ).
1.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, вповноважена посадова особа Головного управління перевіряє обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації», та об'єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Головним управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер - з 8:00 до 17:00, у п'ятницю - з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Головне управління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані Головному управлінню отримує вповноважена посадова особа Головного управління з питань опрацювання та організації розгляду запитів щодо надання публічної інформації (далі за текстом вповноважена посадова особа Головного управління) та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) їх реєструє.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані Головному управлінню надсилаються на загальну електронну адресу Головного управління «upromzoda@і.ua». Вповноважена посадова особа Головного управління періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня - о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряє наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту вповноважена особа Головного управління має право звернутися до працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для отримання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.5. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані Головному управлінню у телефонному режимі приймаються та оформлюються вповноваженою посадовою особою Головного управління за спеціально визначеним для цього номером телефону (239-01-84).
2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном інші посадові особи Головного управління переадресовують запитувача за телефоном вповноваженої посадової особи Головного управління. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Вповноважена посадова особа Головного управління приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється вповноваженою посадовою особою Головного управління.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Головного управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Головному управлінні наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані Головному управлінню реєструються вповноваженою посадовою особою Головного управління у журналі реєстрації інформаційних запитів.
3.4 У журналі реєстрації інформаційних запитів у Головному управлінні фіксується реєстраційний номер та дата надходження запиту, інформація про запитувача, короткий зміст запиту, виконавці, час передачі на виконання, час отримання відповіді для відправлення.
3.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном вповноважена посадова особа Головного управління заповнює форму запиту, яка реєструється.
3.6. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються загальний реєстраційний штамп.
3.7. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку де розташоване Головне управління, вповноважена посадова особа Головного управління проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, який запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Головному управлінні).
3.8. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві вповноваженою посадовою особою Головного управління протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані Головному управлінню та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник Головного управління промисловості та розвитку інфраструктури облдержадміністрації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає перший заступник начальника Головного управління.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3. Вповноважена посадова особа Головного управління не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає запити з відповідною резолюцією до безпосередніх виконавців, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд виконавцям негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів до виконання фіксується у відповідному журналі.
4.4. Безпосередні виконавці розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника Головного управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом першого заступника начальника Головного управління.
4.5. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.6. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.7. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів Головного управління, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.8. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до вповноваженої посадової особи для підписання начальником Головного управління та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються вповноваженою особою Головного управління у відповідному журналі.
4.9. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за
підписом начальника Головного управління та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «РDF».
4.10. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів.
4.11. У разі продовження терміну розгляду запиту вповноважена посадова особа Головного управління не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження.
4.12. Керівники відповідних структурних підрозділів Головного управління несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
4.13. Після підписання відповіді на запит начальником Головного управління відповідь з додатками передається вповноваженій посадовій особі Головного управління для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення №107.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Вповноважена посадова особа Головного управління здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами Головного управління.
5.2. Датою та часом фактичного виконання вповноваженою посадовою особою Головного управління завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання проекту відповіді запитувачу для підпису.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом Головного управління вповноважена особа протягом одного робочого дня інформує про цей факт першого заступника начальника Головного управління промисловості та розвитку інфраструктури облдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.
