ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в управлінні з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи Запорізької облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», розпорядження голови Запорізької облдержадміністрації від 29.04.2011 № 169 «Про затвердження Порядку опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в апараті Запорізької облдержадміністрації» з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи Запорізької облдержадміністрації (далі за текстом – управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до управління інформація надається згідно з положеннями цього Порядку затвердженим начальником управління з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у секторі роботи зі зверненнями громадян та контролю (далі – сектор), відповідальному за облік та ведення контролю за виконанням публічних запитів, та на офіційному веб-сайті управління.
1.8. Уповноваженими особами з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами в управлінні є начальник управління, перший заступник начальника управління, заступники начальника управління в межах повноважень. Запити, розглядаються згідно з цим порядком.
1.9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто у приміщенні управління не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою до управління відповідальні працівники сектору роботи зі зверненнями громадян невідкладно реєструють з зазначенням часу у відповідному журналі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які надсилаються на електронну адресу управління «mns@express.net.ua» невідкладно передаються на реєстрацію до сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю.
2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», залучають юриста управління для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.5. Запити щодо надання публічної інформації, які надходять у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками сектору роботи із зверненнями громадян управління за спеціально визначеним для цього номером телефону.
2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефонами у відділах, секторах управління переадресовують запитувача на телефон сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю. Працівники сектору приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється за факсом управління та передається на реєстрацію до сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до управління наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації що надійшли до управління реєструються у секторі роботи зі зверненнями громадян та контролю, відповідальному за облік та контроль виконання запитів.
3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації здійснюється працівниками сектору в окремій підсистемі «Запити публічної інформації» електронної системи автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow».
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.5. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.5.3. тематикою запиту;
3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном заповнюється форма запиту, яка потім реєструється.
3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується вхідний реєстраційний штамп управління.
3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в будинку управління, відповідальні за реєстрацію працівники проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в управлінні).
3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані управлінню, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає перший заступник начальника управління.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3. Працівники сектору, відповідального за роботу із запитами, не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передають запити з відповідною резолюцією до відповідальних виконавців, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд відповідальним виконавцям негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів до відповідальних виконавців фіксується у відповідному журналі.
4.4. Відповідальні працівники управління (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Час передачі запитів відповідальними працівниками загального відділу апарату облдержадміністрації відповідальним працівникам управління на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
4.5. В управлінні розглядають запит, який надійшов із облдержадміністрації та готують проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу або за підписом начальника управління, у разі надходження запиту на адресу управління.
4.6. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.7. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.8. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів облдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.9. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований начальником управління, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до відділу роботи зі зверненнями громадян облдержадміністрації для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються у секторі роботи зі зверненнями громадян та контролю у відповідному журналі.
4.10. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника управління, та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.11. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян.
4.12. У разі продовження терміну розгляду запиту не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. Зазначений лист надається до відділу роботи зі зверненнями громадян облдержадміністрації в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.
4.13. Відповідальні виконавці управління несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
4.14. Після підписання відповіді на запит начальником управління відповідь з додатками підлягає відправці запитувачу. Дата та час відправки відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення № 107.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальні працівники сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю управління здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей.
5.2. Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі сектору роботи із зверненнями громадян управління факту надання проекту відповіді запитувачу до відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу відповідальними виконавцями управління відповідальні працівники сектору роботи зі зверненнями громадян та контролю негайно інформують про цей факт начальника управління для вжиття відповідних заходів.
