Порядок доступу до публічної інформації в управлінні житлово-комунального господарства облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 29.04.2011 №169 «Про затвердження Порядку опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в апараті Запорізької облдержадміністрації», з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частини їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління житлово-комунального господарства облдержадміністрації (далі за текстом - управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління відповідно до його повноважень затверджених розпорядженням голови облдержадміністрації від 13.06.2007 № 215 «Про затвердження Положення про управління житлово-комунального господарства Запорізької обласної державної адміністрації».
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача, а також надані через облдержадміністрацію.
1.4. Подання запиту на одержання публічної інформації до управління надається згідно з даним Порядком з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації, запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити (ст19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»:
- П.І.Б. ( найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації, або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч.1 ст.22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що повідомляється у встановлений зазначеним законом термін запитувачу. На запит, надісланий електронною поштою, повідомлення запитувачу надсилається на вказану електронну адресу.
1.7. Запити, адресовані до управління розглядаються відділами, сектором згідно з їх положенням.
1.8. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.9. У разі, якщо звернення громадян серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
1.10. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, керівництвом перевіряється обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються в управлінні у робочі дні протягом робочого часу ( з понеділка до четвергу – з 8:00 до 16:00, у п'ятницю – з 8:00 до 15:00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву управління невідкладно фіксуються у відповідному журналі з зазначенням часу передачі його на розгляд керівництва та передачі на виконання відповідальній особі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації які адресовані керівництву управління та надійшли на електрону адресу управління реєструються у відповідному журналі де і письмові запити, та надаються з зазначенням час передаються на розгляд керівництва управління. Перевірка наявності надходження нових запитів на електрону адресу управління проводиться не рідше ніж 3 рази протягом робочого дня – о 09:00, 11:00,14:00.
2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно індетифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту управління залучає працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.5. При зверненні із запитом, адресований голові обласної державної адміністрації, першому заступнику, заступникам голові обласної державної адміністрації на отримання публічної інформації за телефоном управління переадресовують запитувача за телефонами вповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом.
2.6. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється у приймальні управління.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в управлінні наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які надходять до управління реєструються в окремому журналі.
3.4. При введені в управлінні електронної системи автоматизації діловодства «ОРТІМА-Workflow» реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані управлінню будуть здійснюватись в окремій підсистемі «Запити публічної інформації».
На кожний окремий запит буде оформлюватися відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп.1.5. цього Порядку, обов’язково буде фіксуватися час реєстрації.
3.5. При реєстрації в електронній системи автоматизації діловодства «ОРТІМА-Workflow» запити щодо надання публічної інформації будуть класифікуватися за:
3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.5.3. тематикою запиту;
3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном заповнюється форма запиту, яка подається на реєстрацію. Зазначену форму можна знайти на офіційному веб-сайті облдержадміністрації, або відповідну форму запитів на інформацію можна отримати в структурному підрозділі апарату облдержадміністрації, відповідальному за надання доступу до публічної інформації (уповноважений підрозділ).
3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперові носії становиться реєстраційний штамп управління з зазначенням дати, часу надходження документу та його реєстраційний номер.
3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації проставляється штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в управлінні).
3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в управлінні протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву управління здійснює начальник управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає перший заступник начальника управління.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3.Працівники управління не рідше ніж два рази на день (о 10:30 та 14:30) забирають через загальний відділ апарату облдержадміністрації запити з відповідною, резолюцією адресованою на управління щодо підготовки проекту відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин забираються представниками негайно відразу після отримання інформації з загального відділу. Час передачі запитів до управління фіксується у відповідному журналі.
4.4. Працівники управління невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Час передачі запитів із загального відділу апарату облдержадміністрації представникам управління на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
4.5. Управління розглядає запит та готує проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника управління.
4.6. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.7. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці (якщо запит отримано від облдержадміністрації), але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.8. У разі якщо запит, якій надійшов через облдержадміністрацію, стосується сфери повноважень декількох управлінь облдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є управління, яке зазначене першим у резолюції (на нього покладається узагальнена інформація).
4.9. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником управління, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька управлінь, проект відповіді візують всі керівники), передається до вповноваженого підрозділу для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксується у відповідному журналі.
4.10. При наданні відповіді запитувачу на електрону адресу лист за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника управління та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.11. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальника управління.
4.12. У разі продовження терміну розгляду запиту фахівець управління на розгляді якого знаходиться даний запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обгрунтованням причини подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника управління. Зазначений лист надається до вповноваженого структурного підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.9. цього Порядку.
4.13. Заступники начальника управління, начальники відділів управління, завідувач сектору управління, фахівці управління несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному відділі (сектору), а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
4.14.Після підготовки проекту відповіді на запит за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, відповідь з додатками передається у відділ роботи із зверненнями громадян з відміткою у відповідному журналі.
4.15. Після підготовки проекту відповіді на запит за резолюцією заступника керівника апарату облдержадміністрації за підписом начальника управління перший примирник з додатками надсилається запитувачу, другий примірник з додатками залишається у справі і надається до відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації у зазначений термін. Дата та час передачі відповіді фіксується у відповідному журналі. Відправка проводиться через найближче поштове відділення згідно з графіком його роботи.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Начальники відділів, завідувач сектору, заступники начальника управління, перший заступник начальника управління здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей запитувачам виконавцями підпорядкованих їм відділів та сектору.
5.2. При звільнені працівника, його хвороби, а також на час його відпустки чи відрядження всі невиконані документи передаються на виконання іншої особи, що його замінює.
5.3. Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду відповідного запиту, адресованого на керівництво управління вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання проекту відповіді запитувачу.
5.4. Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду відповідного запиту, якій надійшов від облдержадміністрації до управління, вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання управлінням проекту відповіді запитувачу.
5.5. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу протягом одного робочого дня про цей факт для вжиття відповідних заходів буде проінформовано начальника управління, або виконуючого його обов'язки на час щорічної відпустки, хвороби, командировки тощо.
5.6. Персональна відповідальність за порушення термінів покладається як на керівників так і на фахівців управління.
