|
ЗАТВЕРДЖЕНО
і туризму обласної державної адміністрації
17.05.2011 № 166-осн. |
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в управлінні культури і туризму обласної державної адміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання розпорядження голови обласної державної адміністрації від 29.04.2011 № 169 „Про затвердження Порядку опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в апараті Запорізької облдержадміністрації”, відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління культури і туризму обласної державної адміністрації (далі по тексту – Управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Управління відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації (далі по тексту – Запит) можуть бути індивідуальними або колективними.
Запити можуть бути подані до Управління, за вибором запитувача, в усній, письмовій формі, по телефону, факсом або електронною поштою.
1.4. Письмові Запити та Запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
- П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.5. З метою спрощення процедури оформлення письмових Запитів запитувач може подавати Запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію (додаток до Порядку), які можна отримати в Управлінні та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації (на сторінці Управління).
1.6. Відповідальними особами з питань Запитів є:
- відповідальними з питань Запитів та контролю щодо їх задоволення - заступники начальника управління згідно із розподілом обов’язків;
- відповідальними за опрацювання Запитів та надання консультацій під час їх оформлення - працівники Управління;
- відповідальним за реєстрацію та облік Запитів – провідний фахівець відділу з питань технічного нагляду за ремонтом приміщень, технічної безпеки та ефективного використання комунального майна (далі по тексту - Секретар).
1.7. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у Запиті, несе запитувач.
Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у проекті відповіді запитувачу, несуть відповідальні за опрацювання Запитів, заступники начальника управління.
1.8. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки Запиту відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації”, то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України „Про звернення громадян”.
2. Процес отримання Запитів
2.1. Запити приймаються у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Запити, надіслані поштою (в тому числі електронною), отримує Секретар та невідкладно (протягом однієї години з моменту отримання) реєструє і передає начальнику та заступникам начальника управління, згідно із розподілом обов’язків, для накладання резолюцій. Час передачі письмових Запитів фіксується у відповідному журналі.
2.3. Секретар періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряє наявність надходження нових запитів на електронну адресу Управління та облдержадміністрації «infozapyt@zoda.gov.ua». Нові запити реєструються.
2.4. Запити у телефонному режимі приймаються та оформлюються Секретарем за номером приймальної Управління.
2.5. Запити, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як Запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється Секретарем.
3. Процес реєстрації та обліку Запитів
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані Запити. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.4. цього Порядку, чи інша невідповідність
Запиту вимогам пп. 1.4. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Реєстраційною датою надходження Запиту є дата фактичного дня його надходження. Запити, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Реєстрація та облік Запитів здійснюється Секретарем в журналі реєстрації Запитів.
На кожний окремий Запит оформлюється відповідна реєстраційна картка, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.4. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.4. При реєстрації Запити, які подані в електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного Запиту чи Запиту за телефоном Секретар заповнює форму Запиту, яка реєструється.
3.5. На прохання заявника, який особисто подав Запит, Секретар на другому друкованому екземплярі Запиту, який запитувач залишає собі (за умови його стовідсоткової автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Управлінні) проставляє штамп з реєстраційним номером.
3.6. Реєстраційні картки, Запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві Управління протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду Запитів
4.1. Первинний розгляд Запитів та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснюють начальник управління та заступники начальника управління, згідно із розподілом обов’язків.
4.2. Резолюція накладається протягом 3 робочих годин з часу реєстрації Запиту. Для Запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після його реєстрації.
4.3. Секретар не рідше ніж 2 рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає Запити з відповідною резолюцією до працівників, визначених в резолюції відповідальними за опрацювання Запиту. Запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі Запитів фіксується у відповідному журналі.
4.4. Проект відповіді запитувачу Запиту, що надійшов через обласну державну адміністрації, готується за підписом заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян, а у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) - за підписом заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника організаційного відділу.
Проект відповіді запитувачу Запиту, що надійшов безпосередньо до Управління, готується за підписом начальника Управління, а у разі його
відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) - виконуючого обов’язки начальника Управління.
4.5. Проекти відповідей готуються у 2-х примірниках. У разі необхідності до проекту відповіді додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.6. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3-х робочих днів.
4.7. У разі, якщо Запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів облдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.8. Проект відповіді запитувачу, візується начальником Управління (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники) та передається до відділу роботи зі зверненнями громадян облдержадміністрації для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються Секретарем у відповідному журналі.
4.9. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника Управління або заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.10. У разі, якщо Запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого Запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів.
При отриманні такого Запиту через обласну державну адміністрацію - за погодженням із заступником керівника апарату обласної державної адміністрації, начальником відділу роботи із зверненнями громадян.
4.11. У разі продовження терміну розгляду Запиту відповідальний за опрацювання Запиту, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного Запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду Запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом начальника Управління – якщо Запит надійшов безпосередньо до Управління та за підписом заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян – у разі надходження Запиту через обласну державну адміністрацію.
Зазначений лист надається до відділу роботи із зверненнями громадян в порядку, передбаченому в пп. 4.8. цього Порядку.
4.12. Після підписання відповіді на Запит начальником Управління відповідь з додатками передається Секретареві для відправлення запитувачу.
Якщо Запит надійшов через обласну державну адміністрацію то після підписання відповіді на Запит заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальником відділу роботи із зверненнями громадян
відповідь з додатками передається до загального відділу апарату обласної державної адміністрації для відправлення запитувачу.
4.13. Відповідальність за організацію розгляду Запитів, що надійшли, як безпосередньо до Управління так і через обласну державну адміністрацію, згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду, а також за зміст підготовлених проектів відповідей несуть відповідальні за опрацювання Запитів, заступники начальника Управління, згідно із розподілом обов’язків, та начальник Управління.
5. Процес та підстави відмови в задоволенні Запиту
5.1. Відповідно до ст. 22 Закону України „Про доступ до публічної інформації” Управління має право відмовити в задоволенні Запиту в таких випадках:
- Управління не володіє і не зобов'язане відповідно до своєї компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
- інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до ч. 2 ст. 6 Закону України „Про доступ до публічної інформації”;
- не дотримано вимог до Запиту, передбачених ч. 5 ст. 19 Закону України „Про доступ до публічної інформації” та пп. 1.4. цього Порядку.
5.2. Категорія інформації з обмеженим доступом та порядок доступу до неї визначається Законом України „Про доступ до публічної інформації та спеціальними законами.
5.3. Відповідь запитувачу інформації про те, що інформація може бути одержана ним із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті Запиту не допускається і вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.
5.4. Лист про відмову у задоволенні Запиту надсилається запитувачу у строк не пізніше 3-х робочих днів з дня отримання Запиту. Повідомлення на Запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
5.5. Якщо до Управління надійшов Запит щодо інформації якою воно не володіє, але йому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто володіє такою інформацією, відповідальний за опрацювання Запиту у строк, що не перевищує 2-х робочих днів, направляє цей Запит належному розпоряднику інформації з одночасним повідомленням про це запитувача.
5.6. Відмова в задоволенні Запиту надається в письмовій формі і має містити наступну інформацію:
- прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд Запиту;
- дату відмови;
- мотивовану підставу відмови;
- порядок оскарження відмови;
- підпис.
6. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду Запитів
6.1. Контроль за дотриманням термінів розгляду Запитів та своєчасну підготовку проектів відповідей здійснюють заступники начальника управління.
6.2. Датою та часом фактичного виконання Запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі Управління (якщо Запит надійшов безпосередньо до Управління) або відділу роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації (якщо Запит надійшов через обласну державну адміністрацію) факту надання проекту відповіді запитувачу.
Начальник управління І.Е. Конарева
