ЗАПОРІЗЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
ДЕПАРТАМЕНТ ЖИТЛОВО-КОМУНАЛЬНОГО ГОСПОДАРСТВА
ТА БУДІВНИЦТВА
НАКАЗ
м. Запоріжжя
«___» __________ 20____ р. № ___
|
|
Про Порядок опрацювання і розгляду
запитів на публічну інформацію
та визначення спеціального місця
для роботи запитувачів з документами
Керуючись Законом України «Про доступ до публічної інформації», розпорядженням голови Запорізької обласної державної адміністрації від 03.12.2012 № 585 «Про реорганізацію структури обласної державної адміністрації» з метою забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні Департаменту житлово-комунального господарства та будівництва Запорізької обласної державної адміністрації, а також до інформації, що становить суспільний інтерес:
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Департаменті житлового-комунального господарства та будівництва облдержадміністрації (додається).
2. Заступнику директора Департаменту - начальнику управління експлуатації житлового фонду та систем життєзабезпечення Департаменту житлово-комунального господарства та будівництва облдержадміністрації:
1) визначити кімнату № 78, як місце для роботи запитувачів з документами або їх копіями в Департаменті житлово-комунального господарства та будівництва облдержадміністрації.
2) забезпечити дотримання термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації, які надходять до Департаменту житлово-комунального господарства та будівництва облдержадміністрації;
3) здійснювати перерозподіл розгляду запитів щодо надання публічної інформації на час щорічної відпустки виконавця, його відрядження, хвороби або звільнення, між фахівцями.
3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ начальника управління житлово-комунального господарства облдержадміністрації від 17.05.2011 №13.
4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Директор Департаменту М.В. Шахов
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказ Департаменту житлово-
комунального господарства
та будівництва
облдержадміністрації
від «__» ______2013р. № ____
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в Департаменті житлово-комунального господарства
та будівництва облдержадміністрації
1) Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та виконання розпорядження голови облдержадміністрації від 29.04.2011 №169 «Про затвердження Порядку опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в апараті Запорізької облдержадміністрації», з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частини їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління житлово-комунального господарства облдержадміністрації (далі за текстом - управління).
2) Публічна інформація, розпорядником якої є Департамент – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Департаментом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Департамента відповідно до його повноважень затверджених розпорядженням голови облдержадміністрації від 29.12.2012 № 687 «Про затвердження Положення про Департамент житлово-комунального господарства та будівництва Запорізької обласної державної адміністрації».
3) Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Департаменту в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача, а також надані через облдержадміністрацію.
4) Подання запиту на одержання публічної інформації до Департаменту надається згідно з даним Порядком з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
5) Письмові запити щодо надання публічної інформації, запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити (ст.19 Закону України «Про доступ до публічної інформації»:
П.І.Б. ( найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації, або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
6) Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч.1 ст.22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що повідомляється запитувачу у встановлений зазначеним законом термін. На запит, надісланий електронною поштою, повідомлення запитувачу надсилається на вказану електронну адресу.
7) Запити, адресовані до Департаменту розглядаються управліннями, сектором згідно з їх положенням.
8) Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
9) У разі, якщо звернення громадян серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
10) У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, керівництвом перевіряється обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації1) Запити щодо надання публічної інформації приймаються в Департаменті у робочі дні протягом робочого часу ( з понеділка до четвергу – з 8:00 до 16:00, у п'ятницю – з 8:00 до 15:00). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2) Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву Департамента невідкладно фіксуються у відповідному журналі з зазначенням часу передачі його на розгляд керівництва та передачі на виконання відповідальній особі.
3) Запити щодо надання публічної інформації які адресовані керівництву Департаменту та надійшли на електрону адресу Департаменту реєструються у відповідному журналі де і письмові запити, та з зазначенням часу передаються на розгляд керівництва Департаменту. Перевірка наявності надходження нових запитів на електрону адресу управління проводиться не рідше ніж 3 рази протягом робочого дня – о 09:00, 11:00,14:00.
4) У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно індетифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту управління залучає працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
5) При зверненні із запитом, який адресований голові обласної державної адміністрації, першому заступнику, заступникам голові обласної державної адміністрації на отримання публічної інформації за телефоном Департамент переадресовує запитувача за телефонами вповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом.
6) Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється у приймальні Департаменту.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
1) Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
2) Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Департаменту фактичного дня надходження із зазначання часу. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Департамент наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3) Запити щодо надання публічної інформації, які надходять до Департаменту реєструються в окремому журналі.
4) При введені в управлінні електронної системи автоматизації діловодства «ОРТІМА-Workflow» реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані Департаменту будуть здійснюватись в окремій підсистемі «Запити публічної інформації» та в журналі.
На кожний окремий запит буде оформлюватися відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп.1.5. цього Порядку, обов’язково буде фіксуватися час реєстрації.
5) При реєстрації в електронній системи автоматизації діловодства «ОРТІМА-Workflow» запити щодо надання публічної інформації будуть класифікуватися за:
статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
тематикою запиту;
способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
6) При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном заповнюється форма запиту, яка подається на реєстрацію. Зазначену форму можна знайти на офіційному веб-сайті облдержадміністрації, або відповідну форму запитів на інформацію можна отримати в структурному підрозділі апарату облдержадміністрації, відповідальному за надання доступу до публічної інформації (уповноважений підрозділ).
7) Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперові носії становиться реєстраційний штамп Департаменту з зазначенням дати, часу надходження документу та його реєстраційний номер.
8) На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації проставляється штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Департаменті).
9) Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в Департаменті протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
1) Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву здійснює директор Департаменту. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає Заступник директора Департаменту.
2) Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
3) Працівники управління не рідше ніж два рази на день (о 10:30 та 14:30) забирають через загальний відділ апарату облдержадміністрації запити з відповідною, резолюцією адресованою на Департамент щодо підготовки проекту відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин забираються представниками негайно відразу після отримання інформації з загального відділу. Час передачі запитів фіксується у відповідному журналі із зазначеням часу отримання.
4) Працівники Департаменту невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в загальному відділі апарату облдержадміністрації. Час передачі запитів із загального відділу апарату облдержадміністрації представникам Департаменту на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
5) Департамент розглядає запит та готує проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, директора Департаменту.
6) Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
7) Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці (якщо запит отримано від облдержадміністрації), але не може перевищувати 3 робочих днів.
8) У разі якщо запит, якій надійшов через облдержадміністрацію, стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів облдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є підрозділ, який зазначено першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
9) Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником Департаменту, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька управлінь, проект відповіді візують всі керівники), передається до вповноваженого підрозділу для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксується у відповідному журналі.
10) При наданні відповіді запитувачу на електрону адресу лист за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, директора Департаменту та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
11) У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, директора Департаменту.
12) У разі продовження терміну розгляду запиту головний спеціалист Департаменту на розгляді якого знаходиться даний запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обгрунтованням причини подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, директора Департаменту. Зазначений лист надається до вповноваженого структурного підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.9. цього Порядку.
13) Заступник директора Департаменту, начальники управлінь, завідувач сектору, головні спеціалисти несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному управлінні, відділу, сектору, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
14)Після підготовки проекту відповіді на запит за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, відповідь з додатками передається у відділ роботи із зверненнями громадян з відміткою у відповідному журналі.
15) Після підготовки проекту відповіді на запит за резолюцією заступника керівника апарату облдержадміністрації за підписом директора Департаменту перший примирник з додатками надсилається запитувачу, другий примірник з додатками залишається у справі і надається до відділу роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації у зазначений термін. Дата та час передачі відповіді фіксується у відповідному журналі. Відправка проводиться через найближче поштове відділення згідно з графіком його роботи.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
1)Начальники управлінь, начальники відділів, завідувач сектору Департаменту, здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей запитувачам виконавцями підпорядкованих їм відділів та сектору.
2) При звільнені працівника, його хвороби, а також на час його відпустки чи відрядження всі невиконані документи передаються на виконання іншої особи, що його замінює.
3) Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду відповідного запиту, адресованого на Департамент вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання проекту відповіді запитувачу.
4) Датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду відповідного запиту, якій надійшов від облдержадміністрації до Департаменту, вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання проекту відповіді запитувачу.
5) У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу протягом одного робочого дня про цей факт для вжиття відповідних заходів буде проінформовано директора Департаменту, або виконуючого його обов'язки на час щорічної відпустки, хвороби, командировки тощо.
6) Персональна відповідальність за порушення термінів покладається як на керівників так і на фахівців Департаменту.
Директор Департаменту М.В. Шахов
