ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ директора Департаменту
промисловості та розвитку
інфраструктури Запорізької
обласної державної адміністрації
10.01.2012 № 5-осн.
ПОЛОЖЕННЯ
про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться у розпорядженні Департаменту промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької обласної державної адміністрації
1. Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні Департаменту промисловості та розвитку інфраструктури Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Департамент).
2. Система обліку публічної інформації (далі – система обліку) – це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які знаходяться у розпорядженні Департаменту (далі – документи).
3. Функціонування системи обліку здійснює працівник Департаменту, на якого покладаються обов’язки з реєстрації документів в Департаменті (далі – відповідальний працівник).
4. Відповідальний працівник забезпечує:
- реєстрацію документів;
- стабільну роботу системи обліку;
- оприлюднення системи обліку на веб-сторінці Департаменту офіційному веб-сайті облдержадміністрації;
- можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
- здійснення інших функцій відповідно до законодавства.
5. Реєстрація документів здійснюється відповідно до вимог інструкції з діловодства в Департаменті, розробленої на підставі Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242.
Реєстрація документів здійснюється в автоматизованій системі діловодства та електронного документообігу «OPTIMA-WorkFlow» шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:
- номер облікової картки;
- назва документа;
- номер документа;
- дата створення документа;
- дата надходження документа;
- джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
- галузь;
- ключові слова;
- вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
- проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
- форма зберігання документа;
- місце зберігання документа.
У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.
6. Система обліку ведеться державною мовою.
7. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
