Гаряча телефонна лінія Запорізької обласної державної адміністрації+38 0800 503 508
Гуманітарний штаб Запорізької області

Перелік відомостей, що містять публічну інформацію та підлягають оприлюдненню

Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Департаменті агропромислового розвитку Запорізької облдержадміністрації

19 лютого 2013 - 14:20

1. Загальні положення

1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Департамент агропромислового розвитку Запорізької обласної державної адміністрації (далі за текстом – Департамент).

1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Департамент – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Департаментом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Департаменту відповідно до його повноважень.

1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до  Департаменту в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.

1.4. У разі подання запиту до Департаменту інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.

1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.

1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в структурному підрозділі Департаменту, відповідального за надання доступу до публічної інформації (далі – уповноважений підрозділ), та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.

1.8. Уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими директору Департаменту, заступнику директора Департаменту, заступникам директора Департаменту – начальникам управління, Департаменту в цілому без зазначення конкретного адресата є відділ з питань правового та кадрового забезпечення, аграрного навчання і спецроботи Управління фінансово-кредитного та економіко-правового забезпечення.

1.9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, працівники уповноваженого підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

1.10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.

1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

 

2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Департаментом у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Департамент, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).

2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву Департаменту або Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, отримують працівники Департаменту відповідальні за роботу з кореспонденцією та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) передають працівникам вповноваженого підрозділу для реєстрації. Час передачі письмових запитів уповноваженому підрозділу фіксується у відповідному журналі.

2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву Департаменту або Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу Департаменту «ukrsel@zp.ukrtel.net». Працівники Департаменту відповідальні за роботу з кореспонденцією періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації невідкладно (протягом одної години) передають такі запити до уповноваженого підрозділу. Нові запити реєструються.

2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», працівники Департаменту відповідальні за роботу з кореспонденцією звертаються до уповноваженого підрозділу для ідентифікації документа.

2.5. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту або Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками уповноваженого підрозділу за спеціально визначеними для цього номерами телефонів.

2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном структурні підрозділи Департаменту переадресовують запитувача за телефоном уповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Працівники вповноваженого підрозділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.

2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється працівниками Департаменту відповідальними за роботу з кореспонденцією.  

 

3. Процес реєстрації та обліку запитів

щодо надання публічної інформації

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.

3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Департаменту фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Департаменті наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву  Департаменту або  Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються вповноваженим підрозділом.

3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту або Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється  працівниками вповноваженого підрозділу в окремій підсистемі «Запити публічної інформації» електронної системи автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow».

На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

3.5. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

3.5.3. тематикою запиту;

3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники вповноваженого підрозділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію. 

3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні письмові позначки.

3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку Департаменту,  працівники вповноваженого підрозділу проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Департаменті).

3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками вповноваженого підрозділу протягом 2 років з дати реєстрації.

 

4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту або Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснюють працівники вповноваженого підрозділу.

4.2. При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту або Департаменту в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, працівники вповноваженого підрозділу вивчають запити, готують проекти резолюції та передають запити на резолюцію керівнику вповноваженого підрозділу.

4.3. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.

4.4. Працівники вповноваженого підрозділу не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передають через працівників Департаменту відповідальних за роботу з кореспонденцією запити з відповідною резолюцією до структурних підрозділів Департаменту, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам Департаменту негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів працівникам Департаменту відповідальним за роботу з кореспонденцією фіксується у відповідному журналі.

4.5. Відповідальні працівники структурних підрозділів Департаменту невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити у працівників Департаменту відповідальних за роботу з кореспонденцією. Час передачі запитів працівниками Департаменту відповідальними за роботу з кореспонденцією відповідальним працівникам структурних підрозділів Департаменту на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.

4.6. Структурні підрозділи Департаменту розглядають запит та готують проект відповіді:

-  за підписом директора Департаменту, у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) проект відповіді готується за підписом заступника директора Департаменту, якщо запит надійшов безпосередньо до Департаменту;

- за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. а у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) проект відповіді готується за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу, якщо запит надійшов через апарат облдержадміністрації.

4.7. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

4.8. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.

4.9. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів Департаменту, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).

4.10. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до вповноваженого підрозділу для підписання для відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються вповноваженим структурним підрозділом у відповідному журналі.

4.11. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом директора Департаменту та копії документів скануються та відправляються працівниками  Департаменту відповідальними за роботу  з кореспонденцією електронною поштою у форматі «PDF».

4.12. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із належною посадовою особою відповідно до п.4.6 цього Порядку.

4.13. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ Департаменту, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом посадовою особою відповідно до п.4.6 цього Порядку. Зазначений лист надається до вповноваженого підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.

4.14. Керівники відповідних структурних підрозділів Департаменту несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.

4.15. Після підписання відповіді або візування проекту відповіді  на запит директором Департаменту відповідь або її проект з додатками передається вповноваженим підрозділом працівникам Департаменту відповідальним за роботу з кореспонденцією для відправлення запитувачу або відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації для підписання. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення № 107.

 

5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду

запитів щодо надання публічної інформації

5.1. Відповідальні працівники вповноваженого підрозділу здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами Департаменту.

5.2. Датою та часом фактичного виконання відповідним структурним підрозділом Департаменту завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі вповноваженого підрозділу факту надання відповідним структурним підрозділом відповіді запитувачу.

5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом Департаменту вповноважений підрозділ протягом одного робочого дня інформує про цей факт директора Департаменту для вжиття відповідних заходів.

Читайте також

Ситуація щодо російського вторгнення станом на 21.05.2022 року (22:00) - #ЗСУ, 87 доба

ОПЕРАТИВНА ІНФОРМАЦІЯ ЩОДО РАДІАЦІЙНОГО ФОНУ на 17.00 годину 21.05.2022

Біля Запорізької областной військової адміністрації замайорів прапор Європейського Союзу (ВІДЕО)

Обласна влада продовжує плідно співпрацювати з міжнародними організаціями

Комунальні служби відновлюють надання послуг після обстрілів

Запорізька область продовжує будувати лінію захисту та укріплювати міжнародні зв’язки

Обласна влада продовжує піклуватися про евакуйованих людей (ВІДЕО)

Пропонуємо державам-партнерам визнати, що Росія повинна понести матеріальну відповідальність за скоєні нею злочини – звернення Президента України

Звернення голови Запорізької обласної військової адміністрації Олександра Старуха до Дня Європи (ВІДЕО)

Ситуація щодо російського вторгнення станом на 20.05.2022 року (22:00) - ЗСУ, 86 доба (ВІДЕО)

Оперативна інформація щодо безпечності питної води в Запорізькій області за 20.05.2022

Інформація про роботу мобільної лабораторії моніторингу довкілля 20.05.2022