ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказом начальника Управління молоді, фізичної культури
та спорту облдержадміністрації
від 18.03.2013 № 134
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в Управлінні молоді,фізичної культури та спорту облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Управління молоді,фізичної культури та спорту (далі – Управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Управління відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до Управління інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в Управлінні додатки, 1, 2, 3.
1.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, відповідальний працівник з питань надання публічної інформації і перевіряє обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення. Визначення запиту терміновим узгоджується з головним спеціалістом - юрисконсультом Управління.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в Управління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані начальнику Управління реєструються відповідальним працівником.
2.3. Надходження запитів щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, реєструються відповідальним працівником періодично (але не рідше ніж 2 рази протягом робочого дня – о 9:00, 15:00). Нові запити реєструються.
2.4. Запити щодо надання публічної інформації, які надходять у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальним працівником за телефонним номером 239-02-52.
2.5. Відповідальний працівник приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.6. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється відповідальним працівником.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Управління наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Управління або Управління в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється відповідальним працівником у відповідному журналі та в електронній системі «Запити публічної інформації» «Word Excel».
3.4. При реєстрації в електронній системі «Word Excel» запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.4.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.4.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.4.3. тематикою запиту;
3.4.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном відповідальний працівник заповнює форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.6. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані Управлінню здійснює начальник Управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію на підготовку проекту відповіді накладає заступник начальника Управління.
4.2. Резолюція оформлюється протягом робочого дня з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється негайно після реєстрації запиту.
4.3. Працівники Управління згідно резолюції начальника розглядають запит та готують проект відповіді у разі надходження запиту із облдержадміністрації за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступника керівника апарату управління, начальника організаційного відділу. Відповідь на інформаційний запит, що надійшов безпосередньо до Управління готується за підписом начальника Управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) за підписом заступника начальника Управління.
4.4. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді, у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.5. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.6. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян або начальника Управління та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.7. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальником відділу роботи із зверненнями громадян, або у разі безпосереднього направлення інформаційного запиту до Управління, при погодженні із начальником Управління.
4.8. У разі продовження терміну розгляду запиту Управління не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян або, у разі безпосередньо направлення інформаційного запиту до Управління, за підписом начальником Управління.
4.15. Після підписання відповіді на запит заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальником відділу роботи із зверненнями громадян відповідь з додатками передається до загального відділу апарату облдержадміністрації для відправлення запитувачу. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення №107.
4.16 Після підписання відповіді на запит начальником Управління відповідь з додатками відправляється поштою на адресу заявника.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальний працівник Управління здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей.
Начальник Управління Н.Ф. Власова
