ЗАТВЕРДЖЕНО
Департамент освіти і науки
Запорізької облдержадміністрації
01.07.2014 № 0498
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Департаменті освіти і науки Запорізької облдержадміністрації
1. Загальні положення.
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Департамент освіти і науки Запорізької обласної державної адміністрації (далі за текстом – Департамент ОіН).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Департамент ОіН – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Департаменту ОіН своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Департаменту ОіН відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Департаменту ОіН або до його структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до Департаменту ОіН інформація надається згідно з положеннями цього Порядку з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".
1.5. Письмові Запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
- П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5 цього Порядку, відповідно до ч.1 ст. 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації" є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в структурному підрозділі Департаменту ОіН, відповідальному за надання доступу до публічної інформації (далі – уповноважений підрозділ), та на офіційному веб-сайті Департаменту ОіН.
1.8. Уповноваженим підрозділом з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими директору Департаменту, заступникам директора департаменту, Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного адресата є відділ організаційної та кадрової роботи Департаменту ОіН. Запити, адресовані до структурних підрозділів Департаменту ОіН, розглядаються уповноваженими відділами (секторами, посадовими особами) відповідних структурних підрозділів.
1.9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи уповноваженого підрозділу перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України "Про доступ до публічної інформації" та об'єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України „Про доступ до публічної інформації”, то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України „Про звернення громадян”.
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації.
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Департаментом ОіН у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться ДОН, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, отримують відповідальні працівники загального відділу Департаменту ОіН та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) передають відповідальним працівникам уповноваженого підрозділу для реєстрації. Час передачі письмових запитів відділу організаційної та кадрової роботи фіксується у відповідному журналі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу Департаменту ОіН kadry-uon@rambler.ru або don_iz@rambler.ru Відповідальні працівники вповноваженого підрозділу періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
2.4. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу Департаменту ОіН obluon@zp.ukrtel.net відповідальні працівники невідкладно (протягом одної години) передають такі запити засобами електронної пошти на адресу kadry-uon@rambler.ru або don_iz@rambler.ru.
2.5. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України "Про доступ до публічної інформації", на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту структурні підрозділи Департаменту ОіН звертаються до працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.6. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками відділу організаційної та кадрової роботи Департаменту ОіН за спеціально визначеними для цього номерами телефонів.
2.7. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном структурні підрозділи Департаменту ОіН (відділи, сектори тощо) переадресовують запитувача за телефонами уповноваженого підрозділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Працівники уповноваженого підрозділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.8. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв'язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється уповноваженим підрозділом.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації.
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Департаменту ОіН фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до Департаменту ОіН наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються уповноваженим підрозділом.
3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється працівниками уповноваженого підрозділу в окремій підсистемі "Запити публічної інформації" електронної системи автоматизації діловодства "OPTIMA-Workflow".
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.5. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства "OPTIMA-Workflow" запити щодо надання публічної інформації класифікуються за :
3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.5.3. тематикою запиту;
3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники уповноваженого підрозділу заповнюють форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.
3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку облдержадміністрації, працівники уповноваженого підрозділу проставляють штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсоткової автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Департаменті ОіН).
3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками вповноваженого підрозділу протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації.
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює уповноважений підрозділ в особі заступника директора департаменту. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає начальник відділу організаційної та кадрової роботи.
4.2. При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Департаменту ОіН або Департаменту ОіН в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, працівники уповноваженого підрозділу вивчають запити, готують проекти резолюції та передають запити на резолюцію заступнику директора Департаменту.
4.3. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.4. Працівники уповноваженого підрозділу не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передають через загальний відділ Департаменту ОіН запити з відповідною резолюцією до структурних підрозділів Департаменту ОіН, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд структурним підрозділам Департаменту ОіН негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів до загального відділу Департаменту ОіН фіксується у відповідному журналі.
4.5. Відповідальні працівники структурних підрозділів Департаменту ОіН невідкладно (протягом однієї години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в загальному відділі Департаменту ОіН. Час передачі запитів відповідальними працівниками загального відділу Департаменту ОіН відповідальним працівникам структурних підрозділів Департаменту ОіН на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
4.6. Структурні підрозділи Департаменту ОіН розглядають запит та готують проект відповіді за підписом заступника директора департаменту. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв'язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом начальника відділу організаційної та кадрової роботи.
4.7. Проекти відповідей подаються у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.8. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.9. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів Департаменту ОіН, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.10. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до уповноваженого підрозділу для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються уповноваженим підрозділом у відповідному журналі.
4.11. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом директора Департаменту та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.12. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником директора департаменту.
4.13. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ Департаменту ОіН, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника директора департаменту. Зазначений лист надається до уповноваженого підрозділу в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.
4.14. Керівники структурних підрозділів Департаменту ОіН несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
4.15. Після підписання відповіді на запит заступником директора департаменту відповіді з додатками передається уповноваженим підрозділом до загального відділу Департаменту ОіН для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення № 107.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.
5.1. Відповідальні працівники уповноваженого підрозділу здійснюють контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами Департаменту ОіН.
5.2. Датою та часом фактичного виконання структурним підрозділом Департаменту ОіН завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу організаційної та кадрової роботи факту надання відповідним структурним підрозділом проекту відповіді запитувачу.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом Департаменту ОіН відповідальні працівники уповноваженого підрозділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт заступника директора департаменту для вжиття відповідних заходів.
