ПОЛОЖЕННЯ
про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться
у розпорядженні Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації
(із змінами, внесеними наказом Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації від 09.02.2016 № 3-ОД )
1. Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Департамент).
2. Система обліку публічної інформації (далі – система обліку) – це перелік, що містить інформацію про документи, які знаходяться у розпорядженні Департаменту (далі – документи).
3. Функціонування системи обліку здійснює відділ кадрової роботи, бухгалтерського обліку та діловодства Департаменту.
4. Відділ кадрової роботи, бухгалтерського обліку та діловодства Департаменту в межах повноважень, забезпечує:
реєстрацію документів;
стабільну роботу системи обліку;
оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті Запорізької обласної державної адміністрації;
здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;
можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
здійснення інших функцій відповідно до законодавства.
5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову
картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:
номер облікової картки;
назва документа;
номер документа;
дата створення документа;
дата надходження документа;
джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);
передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;
строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);
галузь;
ключові слова;
тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);
вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);
проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
форма зберігання документа;
місце зберігання документа.
У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.
6. Система обліку ведеться державною мовою.
7. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати
8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».
