ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації у Головному управлінні економіки Запорізької обласної державної адміністрації
- Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Головне управління економіки Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Головне управління).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є Головне управління – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Головним управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Головного управління відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Головного управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до Головного управління економіки інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
1.5.1. Прізвище, ім'я, по батькові (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
1.5.2. Загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у підпункті 1.5 цього Порядку, відповідно до частини першої статті 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у відповідальної за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Головному управлінні (далі - відповідальна за організацію розгляду запитів) та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.
1.8. Запити, адресовані до Головного управління, розглядаються відповідальною за організацію розгляду запитів згідно з цим Порядком.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у проекті відповіді запитувачу, несуть відповідальні за опрацювання запитів, перший заступник начальника, заступники начальника Головного управління.
1.11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Головним управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Головне управління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, реєструються та передаються начальнику Головного управління для накладення резолюції.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку або електронною поштою (uprek@zp.ukrtel.net), оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою.
2.4. Запити, які адресовані Головному управлінню у телефонному режимі, приймаються та оформлюються відповідальною за організацію розгляду запитів.
2.5. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном структурні підрозділи Головного управління переадресовують запитувача за телефонами відповідальної за організацію розгляду запитів. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом.
2.6. Відповідальна за організацію розгляду запитів приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у підпункті 1.5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у підпункті 1.5 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам підпункту 1.5 цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Головного управління фактичного дня надходження. Запити, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Головне управління наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.3.1. Статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.3.2. Територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.3.3. Тематикою запиту;
3.3.4. Способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.4. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані в електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном відповідальна за організацію розгляду запитів заповнює форму запиту, яка реєструється.
3.5. Для реєстрації запитів на паперових носіях використовується штамп Головного управління.
3.6. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації до Головного управління, відповідальна за організацію розгляду запитів проставляє штамп з реєстраційним номером та датою надходження на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсоткової автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Головному управлінні).
3.7. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві відповідальною за організацію розгляду запитів протягом двох років з дати реєстрації.
- Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані Головному управлінню, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник Головного управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає перший заступник начальника Головного управління.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3. Відповідальна за організацію розгляду запитів не рідше ніж 2 рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає запити з відповідною резолюцією працівникам Головного управління, визначеним в резолюції відповідальними за опрацювання запиту. Запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд негайно відразу після накладення резолюції.
4.4. Відповідальні працівники згідно з резолюцією розглядають запит та готують проект відповіді запитувачу запиту, що надійшов через обласну державну адміністрацію, за підписом заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян, а у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою) - за підписом заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника організаційного відділу.
Проект відповіді запитувачу запиту, що надійшов безпосередньо до Головного управління, готується за підписом начальника Головного управління, а у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність у зв’язку із хворобою) – першого заступника начальника Головного управління.
4.5. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді, у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.6. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3-х робочих днів.
4.7. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів облдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.8. Підготовлений проект відповіді запитувачу, візується начальником Головного управління (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів облдержадміністрації, проект відповіді візують всі керівники) та передається до відділу роботи зі зверненнями громадян облдержадміністрації для підписання та відправки.
4.9. Після підписання відповіді на запит начальником Головного управління відповідь з додатками передається відповідальному виконавцю для відправлення запитувачу.
4.10. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника Головного управління або заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.11. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів начальником Головного управління. При отриманні такого запиту через обласну державну адміністрацію - заступником керівника апарату обласної державної адміністрації, начальником відділу роботи із зверненнями громадян.
4.12. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідальний за опрацювання запиту, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням причин подовження за підписом начальника Головного управління – якщо запит надійшов безпосередньо до Головного управління та за підписом заступника керівника апарату обласної державної адміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян – у разі надходження запиту через обласну державну адміністрацію. Зазначений лист надається до відділу роботи із зверненнями громадян в порядку, передбаченому в підпункті 4.8 цього Порядку.
4.13. Начальник Головного управління та керівники структурних підрозділів Головного управління несуть відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів
щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальна за організацію розгляду запитів здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами Головного управління.
5.2. У разі порушення відповідальним виконавцем Головного управління термінів підготовки проекту відповіді запитувачу, відповідальна за організацію розгляду протягом одного робочого дня інформує про цей факт начальника Головного управління для вжиття відповідних заходів.
