ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в інспекції якості та формування ресурсів
сільськогосподарської продукції облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації в інспекції якості та формування ресурсів сільськогосподарської продукції облдержадміністрації (далі за текстом – Інспекція якості).
1.2. Публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Інспекцією якості своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Інспекції якості відповідно до її повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Інспекції якості в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до Інспекції якості інформація надається згідно з положеннями цього Порядку з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації».
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати у відповідального з питань опрацювання та організації розгляду запитів щодо надання публічної інформації в Інспекції якості (далі – відповідальна особа).
1.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, посадові особи Інспекції якості перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Інспекцією якості у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Інспекція якості, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву інспекції якості або Інспекції якості в цілому, отримує відповідальна особа відділу Інспекції якості та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) їх реєструє. Час реєстрації письмових запитів фіксується у відповідному журналі.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву інспекції якості або Інспекції якості в цілому надаються відповідальній особі на реєстрацію. Перевірка наявності надходження нових запитів на електронну адресу Інспекції якості inspekciya_yakosti2@ukrpost.ua проводиться 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00.
2.4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту Інспекція якості звертається за допомогою до працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.5. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву інспекції якості або Інспекції якості в цілому у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальною особою Інспекції якості за номером телефону 239 03 26.
2.6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефонами Інспекції якості, фахівці переадресовують запитувача за телефоном відповідальної особи. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом. Відповідальна особа Інспекції якості приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється відповідальною особою.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Інспекції якості фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в Інспекції якості наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Інспекції якості або Інспекції якості в цілому без зазначення конкретної посадової особи, реєструються відповідальною особою Інспекції якості.
3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Інспекції якості або Інспекції якості в цілому без зазначення конкретної посадової особи, здійснюється відповідальною особою в окремому журналі.
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном відповідальна особа заповнює форму запиту та реєструє його.
3.6. Реєстрація запитів щодо надання публічної інформації проводиться на паперових носіях.
3.7. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації за місцем знаходження Інспекції якості, відповідальна особа проставляє реєстраційний номер на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в Інспекції якості).
3.8. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві Інспекції якості протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву Інспекції якості або Інспекції якості в цілому без зазначення посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник інспекції якості. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає заступник начальник інспекції якості, начальник відділу інспекції якості.
4.2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.3. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника Інспекції якості та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.4. У разі отримання запитів в загальному відділі апарату облдержадміністрації відповідальна особа Інспекції якості проставляє час прийняття запитів у відповідному журналі та надає на розгляд начальнику інспекції якості.
4.5. Фахівці Інспекції якості готують проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника організаційного відділу.
4.6. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.7. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.8. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів облдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.9. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до вповноваженого підрозділу для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються у відповідному журналі.
4.10. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян.
4.11. У разі продовження терміну розгляду запиту, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом заступника керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян.
4.12. Начальник інспекції якості несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у Інспекції якості , а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Відповідальна особа Інспекції якості здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей.
5.2. Датою та часом фактичного виконання Інспекцією якості завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання проекту відповіді запитувачу.
