ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в управлінні у справах сім’ї, молоді та спорту Запорізької облдержадміністрації
1. Загальні положення
1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління у справах сім’ї, молоді та спорту Запорізької обласної державної адміністрації (далі за текстом – управління у справах, сім’ї, молоді та спорту).
1.2. Публічна інформація, розпорядником якої є управління у справах, сім’ї, молоді та спорту – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання управлінням своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління відповідно до його повноважень.
1.3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до управління в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
1.4. У разі подання запиту до управління інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.
1.5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
1.6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.5. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
1.7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в управлінні, у уповноваженого за надання доступу до публічної інформації, та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.
1.8. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, уповноважений за надання доступу до публічної інформації перевіряє обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
1.9. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
1.10. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
2.1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються управлінням у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в приміщенні управління, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2.2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані керівництву управління або управління в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, отримує уповноважений за надання доступу до публічної інформації.
2.3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву управління або управлінню в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на спеціальну електронну адресу управління «PublInfo2011@gmail.com». Відповідальний уповноважений за надання доступу до публічної інформації періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
2.4. У разі надходження запитів щодо надання публічної інформації на загальну електронну адресу управління «molodzp@ukr.net» відповідальні працівники невідкладно (протягом одної години) передають такі запити засобами електронної пошти на адресу «PublInfo2011@gmail.com».
2.5. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту працівники управління залучають працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
2.6. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву управління або управління в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальним уповноваженим за надання доступу до публічної інформації за спеціально визначеними для цього номерами телефонів.
2.7. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном працівники управління переадресовують запитувача за телефонами уповноваженого за надання доступу до публічної інформації управління. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні
запиту факсом. Уповноважений за надання доступу до публічної інформації приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
2.8. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється уповноваженим за надання доступу до публічної інформації.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.5. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.5. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
3.2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до управління фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в управління наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3.3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву управління або управлінню в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються уповноваженим за надання доступу до публічної інформації.
3.4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву управління або управлінню в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється уповноваженим за надання доступу до публічної інформації в окремій підсистемі «Запити публічної інформації» електронної системи автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow».
На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.5. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.
3.5. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації класифікуються за:
3.5.1. статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
3.5.2. територією знаходження запитувача: райони області, міста обласного значення, інші області тощо;
3.5.3. тематикою запиту;
3.5.4. способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.
3.6. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном уповноважений за надання доступу до публічної інформації заповнює форму запиту, яка подається на реєстрацію.
3.7. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні спеціально затверджені реєстраційні штампи.
3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в приміщенні управління, уповноважений за надання доступу до публічної проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в облдержадміністрації).
3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві уповноваженим за надання доступу до публічної інформації протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
4.1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву управління або управлінню в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює уповноважений за надання доступу до публічної інформації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає начальник управління.
4.2. При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву управління або управлінню в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, уповноважений за надання доступу до публічної інформації вивчає запити, готує проекти резолюції та передає запити на резолюцію начальнику управління.
4.3. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
4.4. Уповноважений за надання доступу до публічної інформації не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає запити з відповідною резолюцією до працівників управління, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів до працівників управління фіксується у відповідному журналі.
4.5. Працівники управління розглядають запит та готують проект відповіді за підписом начальника управління. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступників управління.
4.6. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
4.7. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів.
4.9. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох працівників, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є працівник, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
4.10. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований начальником управління, передається до уповноваженого за надання доступу до публічної інформації для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються у відповідному журналі.
4.11. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника управління та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF».
4.12. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із заступником керівника апарату облдержадміністрації, начальника відділу роботи із зверненнями громадян.
4.13. У разі продовження терміну розгляду запиту працівник, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом начальника управління. Зазначений лист надається до уповноважений за надання доступу до публічної інформації в порядку, передбаченому в пп. 4.10. цього Порядку.
4.14. Працівники несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду в управлінні, а також за зміст підготовлених проектів відповідей.
4.15. Після підписання начальником управління відповіді на запит відповідь з додатками передається уповноваженим за надання доступу до публічної інформації для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі.
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
5.1. Уповноважений за надання доступу до публічної інформації здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей працівниками управління.
5.2. Датою та часом фактичного виконання працівниками управління завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання відповідним структурним підрозділом проекту відповіді запитувачу.
5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу працівниками управління уповноважений за надання доступу до публічної інформації протягом одного робочого дня інформує про цей факт начальника управління для вжиття відповідних заходів.
