Положення про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться у розпорядженні Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації

ПОЛОЖЕННЯ

про систему обліку публічної інформації, яка знаходиться

у розпорядженні Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації

 

(із змінами, внесеними наказом Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації від 09.02.2016 № 3-ОД )

 

1.    Це положення встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що знаходяться у розпорядженні Департаменту економічного розвитку і торгівлі Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Департамент).

 

2.  Система обліку публічної інформації (далі – система обліку) – це перелік, що містить інформацію про документи, які знаходяться у розпорядженні Департаменту (далі – документи).

 

3.  Функціонування системи обліку здійснює відділ кадрової роботи, бухгалтерського обліку та діловодства Департаменту.

 

4.  Відділ кадрової роботи, бухгалтерського обліку та діловодства Департаменту в межах повноважень, забезпечує:

реєстрацію документів;

стабільну роботу системи обліку;

оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті Запорізької обласної державної адміністрації;

здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;

можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;

здійснення інших функцій відповідно до законодавства.

 

5.  Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову
картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:

номер облікової картки;

назва документа;

номер документа;

дата створення документа;

дата надходження документа;

джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);

передбачена законом підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;

строк обмеження доступу до інформації (у разі, якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом);

 галузь;

ключові слова;

 тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіо записи тощо);

 вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи);

 проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);

 форма зберігання документа;

 місце зберігання документа.

У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.

 

 6. Система обліку ведеться державною мовою.

 

7. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати

 

8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».