ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ начальника відділу від
08.12.2014 № 14-о
ПОРЯДОК
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації
в Відділі внутрішнього аудиту Запорізької обласної державної адміністрації
1. Загальні положення
1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Відділ внутрішнього аудиту Запорізької обласної державної адміністрації (далі – Відділ).
2. Публічна інформація, розпорядником якої є Відділ – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання Відділом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні Відділу відповідно до його повноважень.
3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до Відділу в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
4. У разі подання запиту до Відділу інформація надається згідно з положеннями цього Порядку.
5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:
П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
6. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 розділу 1 цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації" є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
7. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в Відділі та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.
8. Уповноваженою особою з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими Відділу є головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу.
9. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, головний спеціаліст-юрисконсульт перевіряє обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України "Про доступ до публічної інформації" та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
10. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
11. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України "Про звернення громадян".
2. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації
1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються Відділом у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться Відділ, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані Відділу, отримує головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу та реєструє.
3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані Відділу, надсилаються на електронну адресу Відділу audit@zoda.gov.ua. Головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряє наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. У разі їх наявності, нові запити реєструються.
4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України "Про доступ до публічної інформації", на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу звертається до працівників юридичного відділу апарату облдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
5. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані Відділу, у телефонному режимі приймаються та оформлюються головним спеціалістом-юрисконсультом Відділу за номером телефону (061) 224-66-62.
6. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється головним спеціалістом-юрисконсультом Відділу.
3. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації
1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пункті 5 розділу 1 цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пункту 5 розділу 1 цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.
2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Відділу фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження до Відділу наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані Відділу, реєструються головним спеціалістом-юрисконсультом Відділу.
4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані Відділу, здійснюється головним спеціалістом-юрисконсультом Відділу в журнальній формі.
5. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу заповнює форму запиту, яка подається на реєстрацію.
6. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовуються відповідні письмові позначки.
7. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку облдержадміністрації, головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу проставляє письмову позначку з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсотковій автентичності першому екземпляру запиту, який залишається у Відділі).
8. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві Відділу протягом 2 років з дати реєстрації.
4. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації
1. Первинний розгляд запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані Відділу та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник Відділу.
2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
3. Головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу невідкладно передає запити з відповідною резолюцією виконавцям.
4. Відділ має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
5. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
6. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтоване запитувачем.
7. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, Відділ може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку Відділ повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.
8. Начальник Відділу несе персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації та дотримання термінів їх розгляду, за виконання розгляду запитів згідно з резолюцією, а також за зміст підготовлених Відділом проектів відповідей.
9. Після підписання відповіді на запит начальником Відділу, головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу реєструє та забезпечує відправку відповіді з додатками, якщо вони є, на адресу запитувача.
10. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом начальника Відділу, копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі "PDF".
5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації
1. Головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації.
2. Фактичним моментом виконання виконавцем Відділу завдання з розгляду відповідного запиту вважається момент подання начальнику Відділу на підпис проекту відповіді на запит, а щодо запитів, які надійшли на виконання від Запорізької облдержадміністрації, то датою та часом виконання Відділом завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації факту надання Відділом проекту відповіді запитувачу.
3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу головний спеціаліст-юрисконсульт Відділу невідкладно інформує про цей факт начальника Відділу для вжиття відповідних заходів.
