Порядок
опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації в управлінні капітального будівництва
Запорізької обласної державної адміністрації
Розділ І. Загальні положення
1.1. Цей Порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації, пункту 3.1 розпорядження голови облдержадміністрації з цього питання та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є управління капітального будівництва Запорізької обласної державної адміністрації (далі – управління).
1.2. Визначення понять:
1) запит на інформацію – це прохання особи чи групи осіб в усній, письмовій чи іншій формі надати публічну інформацію, що знаходиться у володінні управління;
2) публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі здійснення управлінням повноважень, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні управління;
3) запитувачі інформації – фізичні, юридичні особи, крім суб’єктів владних повноважень, об’єднання громадян без статусу юридичної особи;
4) звернення громадян – викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги;
5) суб’єкт владних повноважень – орган державної влади, орган місцевого самоврядування, їхня посадова чи службова особа, інший суб'єкт при здійсненні ними владних управлінських функцій на основі законодавства, в тому числі на виконання делегованих повноважень.
1.3. Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації, здійснюється відповідно до законів України "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію".
1.4. Дотримання встановленого порядку надання публічної інформації (опрацювання, систематизація, аналіз та контроль щодо задоволення запиту) про діяльність управління організовують і забезпечують заступники начальника управління, начальники відділів управління.
Розділ ІІ. Забезпечення доступу до публічної інформації
про діяльність Управління
2.1. Доступ до публічної інформації про діяльність управління забезпечується:
1) оприлюдненням публічної інформації в засобах масової інформації;
2) розміщенням публічної інформації на офіційному веб-сайті облдержадміністрації в мережі Інтернет;
3) присутністю запитувачів інформації на відкритих нарадах;
4) наданням інформації за запитами на інформацію.
2.2. Інформація про діяльність управління може надаватися в усній формі та у вигляді документованої інформації, в тому числі у вигляді електронного документа.
2.3. Публічна інформація про діяльність управління надається у формі, визначеній законодавством.
У випадку якщо форма надання публічної інформації законодавством не передбачена, вона надається у формі, визначеній у запиті на інформацію. У разі неможливості надання вказаної інформації у запитуваній формі, інформація надається в тому вигляді, в якому вона зберігається в управлінні.
Публічна інформація надається в усній формі фізичним, юридичним особам, об’єднанням громадян під час особистого прийому. Вказана інформація також надається по телефону уповноваженими посадовими особами.
2.4. Доступ до публічної інформації про діяльність управління обмежується, якщо вказана інформація віднесена до інформації з обмеженим доступом.
Перелік відомостей, які належать до інформації з обмеженим доступом, а також відомостей, які не містять ознак публічної інформації, визначається в додатку 1 до цього Порядку.
2.5. Особами, відповідальними за надання відомостей за запитами на інформацію, є начальники відділів управління в межах своєї компетенції.
2.6. Надання публічної інформації про діяльність управління запитувачам інформації на їх запит, а також розміщення вказаної інформації на веб-сайті облдержадміністрації та забезпечують начальники відділів управління та відповідальні особи за такими напрямами діяльності:
– щодо інформації довідкового характеру з документів, що зберігаються в архіві управління – начальник відділу фінансування та бухгалтерського обліку – головний бухгалтер або виконуючий його обов’язки;
– про рух справ, день, час і місце їх розгляду, стан розгляду справ на поточну дату: в усній формі (за телефоном) та у письмовій формі (за письмовими запитами) – головний спеціаліст відділу планування капіталовкладень;
– про доходи управління та державних службовців управління і членів їх сімей, інші персональні дані та відомості з урахуванням вимог законодавства про захист персональних даних та про доступ до публічної інформації; про вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад – головний спеціаліст з кадрової роботи;
– про бюджет за бюджетними програмами з деталізацією за кодами економічної класифікації видатків бюджету; про виконання результативних показників, що характеризують виконання бюджетної програми, – начальник відділу планування капітальних вкладень управління, начальник відділу фінансування та бухгалтерського обліку – головний бухгалтер;
– про нормативно-правові засади діяльності управління – головний спеціаліст-юрисконсульт;
– про статистичні дані щодо здійснення діяльності управління – начальник відділу фінансування та бухгалтерського обліку - головний бухгалтер управління;
– про матеріально-технічне забезпечення управління, утримання, експлуатацію, ремонт, обслуговування території; господарське забезпечення заходів, які проводяться управлінням; створення працівникам безпечних умов праці, надання їм допомоги у вирішенні соціально-побутових питань, забезпечення житлом; охорону праці та техніку безпеки, пожежну безпеку; організацію медичного обслуговування – начальник відділу фінансування та бухгалтерського обліку - головний бухгалтер управління;
– про інформаційно-телекомунікаційні системи, бази даних управління – головний спеціаліст відділу підготовки виробництва, технагляду, комплектації;
– про прийом громадян у управлінні – головний спеціаліст відділу планування капіталовкладень;
– про порядок наповнення інформацією веб-сайту облдержадміністрації з питань роботи управління – головний спеціаліст відділу підготовки виробництва, технагляду, комплектації.
Розділ ІІІ. Надання публічної інформації про діяльність управління
3.1. Оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації забезпечується головним спеціалістом відділу підготовки виробництва, технагляду, комплектації управління відповідно до законів України "Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування в Україні у засобах масової інформації", "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", "Про друковані засоби масової інформації", "Про телебачення і радіомовлення", "Про інформаційні агентства".
Порядок взаємодії управління з представниками засобів масової інформації визначено у додатку 2 до цього Порядку.
3.2. Відповідно до Інструкції з діловодства та Положення про офіційний веб-сайт забезпечується оприлюднення на веб-сайті облдержадміністрації інформації, підготовленої відповідальними особами управління з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації".
3.3. Розміщенню на офіційному веб-сайті облдержадміністрації, зокрема, підлягають:
1) інформація про діяльність управління:
– місцезнаходження, поштова адреса, адреса електронної пошти для направлення електронних запитів на інформацію;
– прізвища, імена та по батькові, службові номери засобів зв’язку, адреси електронної пошти начальника управління та його заступників, начальників відділів управління та їх заступників, а також відповідальних за надання публічної інформації осіб управління;
– розклад роботи та графік прийому громадян;
– вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;
– порядок звернення до управління;
2) правила внутрішнього трудового розпорядку управління;
3) інформація про нормативно-правові засади діяльності управління;
4) інформація, пов’язана з розглядом справ у управлінні;
5) аналізи діяльності і дані статистики;
6) інформація про порядок складання та подання запиту на інформацію;
7) інформація про систему обліку, види інформації, що знаходяться у володінні управління;
8) звіти, в тому числі щодо результатів розгляду запитів на інформацію;
9) інші відомості про діяльність управління, які належать до публічної інформації.
3.4. У приміщенні управління розміщується інформація:
1) про порядок роботи управління, включаючи порядок прийому громадян, представників юридичних осіб, об’єднань громадян, з питань, пов’язаних з організацією діяльності управління;
2) умови і порядок отримання інформації про діяльність управління;
3) інші відомості, необхідні для оперативного інформування запитувачів інформації про діяльність управління.
3.5. Фізичні особи, представники юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи мають право бути присутніми на відкритому засіданні наради в управлінні, робити письмові записи, а також використовувати портативні аудіотехнічні пристрої відповідно до вимог та обмежень, які встановлюються законодавством.
3.6. Порядок доступу осіб, указаних у пункті 3.5, до приміщення управління регулюється Інструкцією про забезпечення державної охорони адміністративних будинків Запорізької обласної державної адміністрації.
3.7. Запитувач має право звернутися до управління із запитом на інформацію, вимоги щодо оформлення якого визначені Законом України "Про доступ до публічної інформації".
З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в приймальній управління та на офіційному веб-сайті облдержадміністрації (додатки 3 – 5 до Порядку).
У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити відповідальна особа управління, обов'язково зазначивши в запиті своє ім'я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.
Форма електронного запиту містить інструкцію щодо його заповнення (додаток 6 до Порядку).
Розділ ІV. Порядок реєстрації та опрацювання
запитів на інформацію
4.1. Запити на інформацію, що надходять на адресу управління, приймаються, попередньо опрацьовуються і реєструються в управлінні відповідно до Інструкції з діловодства з урахуванням вимог цього Порядку.
4.2. Запити на інформацію реєструються в окремому журналі "Запити на інформацію".
4.3. Після отримання та реєстрації вхідної кореспонденції управління виокремлюються запити на інформацію і невідкладно передаються до керівництва управління.
4.4. У випадках, коли запит містить прохання надати інформацію, яка стосується різних напрямів діяльності управління, відповідальними за надання відповідей на запит визначаються начальники відділів згідно з напрямами діяльності, визначеними пунктом 2.6 цього Порядку.
За рішенням начальника управління або його заступників відповідальним за надання відповіді на такий запит може бути визначено одного із начальників відділів або відповідальну особу. У такому випадку співвиконавці зобов’язані не пізніше чотирьох робочих днів з дня отримання управлінням запиту надати відповідальному виконавцю відповідні документи.
4.5 Запит на інформацію з відповідною резолюцією начальника управління чи його заступників опрацьовується головним спеціалістом відділу планування капіталовкладень після чого невідкладно передається виконавцям.
4.6. Реєстрація та опрацювання запитів на інформацію, які надійшли до управління у вигляді електронного документа, здійснюється уповноваженим працівником управління головним спеціалістом відділу планування капіталовкладень в загальному порядку після їх роздрукування на паперовому носії.
4.7. Відповідь на електронний запит надається на адресу, вказану запитувачем інформації, та у запитуваній формі (листом чи у вигляді електронного документа).
Паперові копії листування за електронними запитами на інформацію повертаються до відповідних відділів для зберігання згідно зі затвердженною номенклатурою справ управління.
4.8. Відповідь на запит на інформацію має надаватись не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту управлінням.
У разі якщо запит на інформацію стосується інформації щодо стану довкілля, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
4.9. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних особа, відповідальна за надання інформації за таким запитом, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку відповідальна особа повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
4.10. У випадках коли запитувана інформація містить документи обсягом більш як 10 сторінок, особа, відповідальна за надання інформації, не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання управлінням запиту повідомляє про це заявника із зазначенням вартості фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку сплати цих витрат. За таких обставин надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.
4.11. У разі якщо запит, поряд з проханням надати публічну інформацію, містить прохання надати також інформацію, що не відноситься до публічної, то відповідь на питання, які не відносяться до публічної інформації, може бути направлена заявнику окремо у терміни, передбачені чинним законодавством, про що запитувач повідомляється у відповіді на інформаційний запит.
Розділ V. Порядок надання інформації про діяльність управління
5.1. Відповідь на запит надається начальником відповідного відділу за його підписом.
Відповідь на запит, що містить прохання надати інформацію з різних напрямів діяльності управління, виконавцями якого визначено кілька осіб, а відповідальним за надання відповіді – одного з них, а також відповідь з відмовою в наданні інформації з підстав, передбачених підпунктом 1 пункту 5.4 цього Порядку, надається за підписом начальника управління або за його дорученням начальником відповідного відділу.
5.2. Відповідь на запит повинна містити запитувану інформацію або мотивовану відмову в наданні такої інформації. У відповіді на запит вказуються найменування, поштова адреса управління, посада особи, яка надає відповідь, а також реєстраційний номер і дата відповіді на запит.
5.3. У випадку, якщо запитувана інформація про діяльність управління належить до інформації з обмеженим доступом, у відповіді на запит вказуються вид, найменування, номер і дата прийняття акта, відповідно до якого доступ до зазначеної інформації обмежений. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є загальнодоступною, надається запитувана інформація, за винятком інформації з обмеженим доступом.
Відповідь на такий запит підлягає обов’язковому погодженню з працівником відділу режимно-секретної роботи.
5.4. Відповіді на запит підлягають обов’язковій реєстрації в управлінні.
5.5. Управління має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:
1) якщо він не володіє і не зобов’язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
3) не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації", відповідно до якої запит на інформацію має містити:
– ім'я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;
– загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
– підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
Особі, яка не оплатила передбачені законодавством фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком документів, запитувана інформація надається після сплати цих витрат.
5.6. Інформація на запит надається безкоштовно.
У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання та друк.
Розмір витрат на копіювання та друк копій документів та порядок відшкодування цих витрат визначається Інструкцією про порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів, які надаються запитувачам інформації.
